Panduan Sekretaris
📝 Role: Sekretaris
Selamat datang di panduan penggunaan aplikasi Rukunin untuk Sekretaris. Sebagai Sekretaris, Anda bertanggung jawab mengelola surat-menyurat, dokumentasi, dan administrasi RT/RW.
Halaman Utama
Setelah login, Anda akan melihat dashboard Sekretaris dengan statistik dan akses ke fitur administrasi:
Komponen Dashboard
- Kartu Sambutan - Menampilkan greeting dan status sebagai Sekretaris
- Statistik Ringkas - Surat Pending, Selesai, dan Jadwal Rapat
- Menu Tab - Akses terorganisir ke semua fitur sekretariat
- Aktivitas Terbaru - Monitor aktivitas dokumen dan surat terkini
Statistik Dashboard
Jumlah surat yang menunggu diproses
Total surat yang sudah diproses bulan ini
Jumlah rapat yang akan datang
Fitur Utama untuk Sekretaris
1. 📝 Pengelolaan Surat
Buat surat keluar dengan template yang tersedia
Kelola dan gunakan template surat
Proses pengajuan surat dari warga
Kelola surat keluar yang sudah dibuat
Akses arsip surat-surat yang telah diproses
2. 📅 Manajemen Rapat
Atur dan kelola jadwal rapat RT/RW
Buat dan simpan notulen rapat
Kirim undangan rapat ke peserta
3. 👥 Data Warga
Akses database warga untuk keperluan surat
Proses pembuatan surat keterangan warga
4. 📁 Administrasi
Generate laporan administrasi bulanan
Kelola arsip dokumen penting RT/RW
Lihat histori semua surat yang telah dibuat
Aktivitas Terbaru
Dashboard menampilkan aktivitas real-time untuk monitoring cepat:
- Persetujuan surat - Notifikasi surat yang disetujui/ditolak
- Dokumen baru - Alert pengajuan dokumen dari warga
- Jadwal rapat - Pengingat rapat yang akan datang
- Status surat - Update proses surat
Langkah Selanjutnya
Pelajari lebih detail tentang setiap fitur:
- Membuat Surat
- Memproses Surat Masuk
- Mengelola Template
- Mengatur Jadwal Rapat
- Membuat Notulensi
- Arsip Dokumen
Tanggung Jawab Sekretaris
Sebagai Sekretaris, Anda perlu:
- Responsif terhadap pengajuan surat (maksimal 2x24 jam)
- Teliti dalam pembuatan surat (cek data dan tanda tangan)
- Terorganisir dalam pengarsipan dokumen
- Update notulen segera setelah rapat selesai
- Koordinasi dengan Ketua RT/RW untuk approval surat
- Verifikasi data warga sebelum membuat surat
- Pastikan format dan nomor surat sesuai ketentuan
- Simpan backup dokumen digital
- Jaga kerahasiaan dokumen warga
Tips Pengelolaan Administrasi
Surat-Menyurat
- Gunakan template untuk efisiensi
- Nomor surat otomatis berurutan
- Arsipkan surat secara digital dan fisik
- Catat semua surat masuk dan keluar
Rapat
- Buat agenda rapat H-3
- Kirim undangan minimal H-2
- Record notulen selama rapat
- Distribusi notulen H+1 setelah rapat
Dokumentasi
- Scan dokumen penting
- Backup data setiap minggu
- Kategorikan arsip dengan jelas
- Buang dokumen expired sesuai ketentuan
FAQ untuk Sekretaris
Q: Bagaimana cara membuat surat keterangan domisili?
A: Buka Surat → Buat Surat, pilih template "Surat Keterangan Domisili", isi data warga, lalu generate surat.
Q: Apa yang harus dilakukan jika data warga tidak lengkap?
A: Hubungi warga untuk melengkapi data atau koordinasi dengan Ketua RT untuk update data.
Q: Bagaimana cara mengarsipkan surat yang sudah diproses?
A: Setelah surat selesai dan ditandatangani, sistem otomatis memindahkan ke Arsip Surat. Anda juga bisa manual archive dari menu Surat Keluar.
Q: Berapa lama waktu pemrosesan surat?
A: Target maksimal 2x24 jam kerja. Untuk surat mendesak, bisa diprioritaskan.
Q: Bagaimana jika surat perlu revisi?
A: Klik surat yang bersangkutan, pilih Edit, lakukan perubahan, lalu generate ulang dengan nomor surat yang sama.
Butuh bantuan lebih lanjut?
Hubungi support: secretary-support@rukunin.app